Toda empresa chega a um ponto em que planilhas e grupos de mensagem não dão mais conta. Os dados ficam espalhados, as informações se perdem e alguém da equipe passa horas copiando dados de um lugar para outro. A pergunta seguinte é inevitável: contratar uma ferramenta pronta ou desenvolver um sistema sob medida?

As duas opções podem ser certas. Depende do processo, do momento da empresa e do quanto aquele processo faz parte do seu diferencial.

Quando a ferramenta pronta é a melhor escolha

Ferramentas prontas, os chamados SaaS, resolvem problemas comuns a muitas empresas: CRM, emissão de notas, gestão financeira, agendamento. Elas têm vantagens claras:

• começam a funcionar rápido, às vezes no mesmo dia;

• o custo inicial é baixo e previsível, geralmente uma mensalidade;

• atualizações, segurança e suporte ficam por conta do fornecedor;

• outras empresas já testaram e validaram o produto.

Se o seu processo é parecido com o de muitas empresas do mesmo setor, comece por aqui.

Quando faz sentido um sistema sob medida

O desenvolvimento próprio passa a fazer sentido quando a ferramenta pronta obriga a empresa a mudar um processo que funciona bem, ou quando nenhuma opção do mercado atende ao que é específico do negócio. Alguns sinais:

• a equipe usa três ou quatro ferramentas para um único processo e ainda complementa com planilhas;

• o processo é parte do diferencial da empresa e não deveria se adaptar ao padrão de um software genérico;

• as mensalidades por usuário crescem junto com a equipe;

• é preciso integrar dados de sistemas que não conversam entre si;

• clientes ou parceiros precisam de um portal próprio para acompanhar pedidos ou informações.

Custos que nem sempre aparecem

Na ferramenta pronta

Mensalidades que aumentam com o número de usuários, funcionalidades essenciais apenas nos planos mais caros, dependência do fornecedor e dificuldade para exportar os dados caso você decida mudar.

No sistema sob medida

Investimento inicial maior, tempo de desenvolvimento e necessidade de manutenção contínua. Um sistema próprio precisa de alguém cuidando dele depois da entrega, com correções, ajustes e melhorias.

O caminho do meio

Nem sempre a decisão é uma coisa ou outra. Muitas vezes a melhor solução combina ferramentas prontas com integrações e pequenos desenvolvimentos. Um CRM de mercado conectado ao site, ao WhatsApp e a um painel próprio de indicadores, por exemplo.

Esse modelo aproveita o que já existe e desenvolve só o que é realmente específico. O investimento fica menor e o resultado chega mais rápido.

Perguntas para tomar a decisão

Antes de decidir, vale responder com sinceridade:

• Esse processo é comum no meu setor ou é algo que diferencia a minha empresa?

• Quanto tempo a equipe perde hoje com retrabalho e controles paralelos?

• Quanto vou pagar em mensalidades nos próximos anos, considerando o crescimento da equipe?

• Tenho como manter um sistema próprio depois que ele for entregue?

• O que acontece com os meus dados se eu trocar de fornecedor?

Na AV Company, o primeiro passo de qualquer projeto de sistema é entender o processo atual com quem o executa. Às vezes, a conclusão é que uma ferramenta pronta resolve. Faz parte do trabalho dizer isso quando é o caso.

Em resumo

Ferramenta pronta para o que é padrão, desenvolvimento próprio para o que é diferencial e integrações para fazer tudo conversar. Decidir com base no processo, e não na ferramenta da moda, evita gastar duas vezes.